飲食需求規劃表

飲食需求規劃表包含什麼？

這張可免費下載的表格，幫你把所有飲食需求集中在同一處記錄——這樣你不必靠記憶，也不用依賴零散的訊息。

你可以用它列出每位賓客，並標示他／她需要的項目，包括：清真、猶太潔食（kosher）、純素（vegan）、素食（vegetarian）、無麩質（gluten-free）、無乳糖（lactose-free）、不含堅果（nut-free）、不含蛋（egg-free）以及其他常見偏好。表格也提供空間讓你記下過敏（以及你已知道的「嚴重程度有多高？」細節），並註明這些需求可能會影響哪些食材、以及交叉接觸（cross-contact）風險的可能位置。

你也可以寫下你的整體服務形式——全包式（full-service）、外送自取／送到後交付（drop-off）、餐食站（food stations）、或桌上分盤（plated）——讓餐飲供應商能規劃正確的廚房配置與時程。另外也留有空間，讓你寫清楚你希望在活動餐桌上提供什麼（或避免提供什麼）。

重要提醒：Tablefare 不是餐飲供應商、餐廳、也不是活動策劃者。這份表格只是用來協助你更清楚地溝通；最終決定與安全步驟，必須依照餐飲供應商自身流程來做，並以書面方式確認。

• 逐位賓客的飲食需求追蹤（簡單易用，不會太繁瑣）
• 可直接複製的過敏與限制備註，方便你在與餐飲供應商對話時使用
• 可把需求對應到你的服務形式（餐食站／分盤／外送交付）
• 清爽的總結整理，方便你快速分享

這份表格適合誰（以及為什麼重要）

如果你的賓客名單正在增加、你不確定該怎麼詢問飲食需求，或你曾擔心「會不會有人過敏」——這份表格就很適合你。尤其當你是從外地（另一個城市）規劃，或你希望提供給餐飲供應商的書面備註能避免誤會時，更加有用。

隨著 RSVP 回覆進來，飲食需求也可能改變。使用規劃表能讓你的要求保持一致，這樣當餐飲供應商詢問人數細節、菜單確認或其他「食物與服務」需求時，你就能提供更準確的數量。

就算你的餐飲供應商經驗很豐富，清楚的資訊也能幫助他們正確定價與規劃。這會影響他們準備什麼、如何處理食材、是否需要使用不同的工具或儲存方式，以及他們如何預防交叉接觸。

此為一般資訊。如需過敏安全的決策或醫療建議，請和餐飲供應商討論，並在適當情況下諮詢具執照的專業人士。

• 有過敏、宗教飲食需求，或多項限制的主辦人
• 希望在不同語言與對話之間維持一致備註的人
• 規劃婚禮、辦公室活動、生日、文化慶典或追思招待會的人

用在比價餐飲供應商時怎麼做

在你詢價之前、菜單規劃期間、以及確認細節時，都可以先用這張表。這樣你比較的就是「同樣基準」的內容。

1. 盡你所能填寫賓客的飲食需求
- 先從你已經知道的資訊開始，例如：RSVP 回覆或家人／朋友告知。
- 對仍需確認的部分加註「pending（待確認）」，讓你清楚哪些已確定、哪些還沒定案。

2. 把你的備註變成「餐飲供應商看得懂的問題」
- 把任何嚴重過敏的項目圈起來。
- 標示任何需要特定處理方式的飲食分類（例如：猶太潔食的準備要求、清真要求、無麩質需要分開處理）。
- 註明你想要的服務形式（餐食站 vs. 分盤會影響食物的處理方式）。

3. 用相同方式把表格提供給每一家餐飲供應商
- 把同一份表格（或同一頁摘要）寄給你正在比較的每一家餐飲供應商。
- 請他們確認：他們能配合的範圍是什麼、使用哪些步驟、以及（如有）他們會如何改動菜單。

4. 比較「總價」，不要只看每位賓客的數字
- 當菜單包含專門的品項，或需要分開處理時，價格可能會上升。
- 別忘了食物以外的項目，例如：人力、配送／佈置、租借項目，以及任何服務費。

5. 所有內容都要用書面確認
- 詢問最終的每位賓客價格（以及包含哪些內容）、任何食物與飲品最低消費、訂金與取消條款。
- 在付款前，仔細閱讀最後的發票／帳單。

如果你想先理清定價怎麼看，可以從我們的 event costs guide 開始；如果你準備好申請報價，也可以使用 get matched。你也可以瀏覽我們的 guides 裡的實用主辦清單。

• 把同一份飲食需求表提供給每家餐飲供應商，方便公平比較
• 詢問包含哪些飲食配合項目，以及哪些內容之後可能會改變
• 在你付款訂金前，用書面確認成本與政策

哪些因素會影響費用（以及為什麼會出現在你的餐飲供應商比較中）

飲食配合（dietary accommodations）是造成活動餐食價格波動最常見的「隱藏原因」之一。兩份菜單看起來在紙面上很像，但一旦把食材處理、分量配置，以及廚房作業方式納入計算，成本可能會差很多。

以下是可能改變每位賓客價格的常見因素（以下為一般範圍，不是報價）：

• 服務形式：外送交付（drop-off）通常比全包式（full-service）更便宜；而餐食站（food stations）的價格可能因人力與佈置而落在不同區間。
• 菜單複雜度：特殊項目（例如無麩質麵包／義大利麵、友善過敏體質的甜點、多種醬汁）可能會提高成本。
• 預防交叉接觸的措施：如果需要分開處理，人力與備料時間可能會增加。
• 賓客人數與時程：人數越大通常能帶來較好的效率，但也可能需要更多餐食站、更多人力，或多批次的製作。
• 天數與季節：週末與假期通常更貴。
• 包含項目：配送、佈置、人力、桌布／租借、飲品、切蛋糕、加班費／超時費都可能讓總金額不同。

作為粗略起點，許多主辦人在「只看食物」的每位賓客費用上，常會看到約 $15–$45+ 的範圍（不含飲品與服務加購），會依菜單與地區而不同；而當需要把人力與租借項目一起算進去時，全包式活動的費用通常會更高。實際金額取決於你的菜單、賓客人數、城市，以及確切包含哪些項目——所以你可以用範圍先規劃預算，再向每家餐飲供應商確認真正的「總價」。

這張表能幫你及早把「飲食細節」帶進討論，讓餐飲供應商能更準確定價，而你也能更公平地比較。

• 飲食配合可能會增加人力與食材成本
• 費用也會依人力、租借、配送、飲品等而改變
• 用範圍來做預算—並在書面上確認最終的總價

下載前：幾個快速提醒，讓資訊更清楚

這張表的設計目的是蒐集資訊，讓你的餐飲供應商能進行規劃。它不取代餐飲供應商的政策、訓練或廚房作業流程。

如果你有賓客有嚴重過敏，請詢問餐飲供應商他們如何處理交叉接觸風險，以及他們能保證什麼。若有猶太潔食／清真需求，請詢問他們遵循哪些認證或流程（以及是否能符合你的期待）。

在你比較不同供應商時，請找重點：他們會為每個飲食族群提供哪些選項、這些食物會如何製備，以及規劃了多少份量。接著請他們把最後細節用書面確認。

如果你願意，你也可以把這份表搭配使用 cost planning 做價格檢視，避免因服務費／小費、人力與調酒師費用、租借、配送／佈置、切蛋糕、開瓶費（corkage）、加班費、或最後的確切人數截止日期等項目而措手不及。

• 這是溝通用工具—細節由餐飲供應商確認並處理
• 就過敏與宗教飲食需求，請索取清楚的書面答覆
• 把這份表 + 費用指南一起用，能減少意外