Tiệc ăn uống cho doanh nghiệp và văn phòng

Tiệc doanh nghiệp và văn phòng thường bao gồm những gì

Dịch vụ tiệc doanh nghiệp và văn phòng bao phủ nhiều hạng mục: họp buổi sáng kèm bữa ăn, bữa trưa đóng hộp, ngày đào tạo, bữa trưa cho ban quản trị, tiệc cuối năm, ngày mở cửa đón khách, hội nghị, các sự kiện tri ân nhân viên, tiếp khách hàng, và các gala trang trọng. Một số sự kiện chỉ cần khay đồ ăn đơn giản để giao đến và đặt sẵn lên bàn phòng nghỉ. Những sự kiện khác cần người phục vụ buffet, món khai vị bày sẵn kiểu “passed appetizers”, nhân viên pha cocktail, thiết bị cho thuê, và một lịch phục vụ rõ ràng.

Điểm làm nên sự khác biệt của tiệc cho doanh nghiệp không chỉ nằm ở đồ ăn. Đó còn là phần “thực tế”: khung giờ giao hàng khớp với lịch làm việc, nhãn cho từng món để khách đọc được, lên kế hoạch theo dị ứng và chế độ ăn, hoá đơn mà văn phòng bạn có thể xử lý, và khâu setup không làm gián đoạn ngày làm việc. Nếu khách mời của bạn có lãnh đạo, khách hàng, đội làm việc ở xa bay đến, hoặc nhân sự có nhiều nhu cầu ăn kiêng khác nhau, các chi tiết này rất quan trọng.

Tablefare không phải là nhà cung cấp tiệc, nhà hàng hay đơn vị tổ chức sự kiện. Chúng tôi không nấu ăn, không phục vụ và không đặt giá. Chúng tôi là dịch vụ mai mối miễn phí, giúp bạn chia sẻ chi tiết sự kiện và kết nối với các nhà cung cấp tiệc gần bạn, những đơn vị có thể xử lý tiệc doanh nghiệp và văn phòng.

Phù hợp nhất với ai?

Dịch vụ tiệc doanh nghiệp và văn phòng là lựa chọn phù hợp khi bạn cần đồ ăn “ổn định, chuyên nghiệp” và dễ để một nhóm người xử lý. Loại hình này phù hợp tốt cho các văn phòng có lịch gấp, các cuộc họp diễn ra thường xuyên, số lượng khách lớn, nhu cầu ăn kiêng đa dạng và những người lập kế hoạch cần bảng giá viết rõ ràng trước khi quyết định.

Với các buổi gặp mặt văn phòng nhỏ hơn, chỉ cần giao mang đến (drop-off catering) đôi khi là đủ: bánh ngọt buổi sáng, cà phê, hộp bánh mì sandwich, tô salad, quầy taco, hoặc khay cơm trưa nóng kèm setup dùng một lần. Với hội nghị, các cuộc họp cả ngày hoặc buổi tiếp khách buổi tối, bạn có thể cần gói đầy đủ hơn với nhân sự, phục vụ đồ uống, thiết bị cho thuê và khâu dọn dẹp.

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện khách hàng trang trọng hơn, hoạt động gây quỹ hoặc lễ kỷ niệm của công ty, bạn có thể cân nhắc so sánh dịch vụ như bữa ăn set theo suất (plated meals), quầy món ăn (food stations), phục vụ buffet hoặc gói đồ uống. Lựa chọn “đúng” nhất phụ thuộc vào danh sách khách mời, thời gian, ngân sách và mức độ bạn muốn dịch vụ trông chuyên nghiệp đến đâu.

Hình dung: các kiểu setup phổ biến cho sự kiện văn phòng

Cách setup đơn giản nhất là giao mang đến: nhà cung cấp tiệc giao đồ ăn, bày ra và rời đi. Thường đây cũng là lựa chọn tiết kiệm ngân sách nhất cho các bữa ăn trưa nhóm và cuộc họp không quá trang trọng. Vẫn có thể nhìn gọn gàng và “đầy đặn” nếu menu được chọn hợp lý và bàn phục vụ đủ chỗ cho đĩa, dao nĩa, khăn ăn và nhãn.

Phục vụ buffet thường gặp ở các sự kiện văn phòng lớn hơn vì nó cho khách nhiều lựa chọn và xử lý tốt các sở thích/nhu cầu khác nhau. Các quầy món ăn (food stations) cũng hoạt động tốt cho sự kiện kết nối giao lưu, tiệc cuối năm và hội nghị vì nó giúp phân luồng khách và giữ hàng chờ ngắn hơn. Bữa ăn theo suất (plated meals) thường được dành cho bữa tối trang trọng, đêm trao giải và gala nơi thời gian và cách trình bày quan trọng.

Với sự kiện kéo dài nhiều giờ, đừng chỉ nghĩ đến bữa ăn chính. Nhiều đơn vị tổ chức văn phòng cần phục vụ cà phê, nước và đồ uống không cồn, nghỉ ăn nhẹ, tráng miệng hoặc buổi làm mới vào cuối chiều. Nếu có phục vụ rượu bia, hãy hỏi sớm về nhân sự pha chế, quy định cấp phép ở khu vực của bạn và việc có bao gồm các loại đồ trộn (mixers), đá, ly, dụng cụ và khâu dọn dẹp hay không.

Nếu bạn vẫn đang phân vân giữa các kiểu dịch vụ, chi phí và sự kiện có thể giúp bạn so sánh xem thường chi phí rơi vào đâu và kiểu nào dễ quản lý hơn.

Chi phí tiệc doanh nghiệp và văn phòng tính theo người

Khoảng giá thực tế: tiệc doanh nghiệp đơn giản có thể bắt đầu vào khoảng $12-$25/người cho bữa sáng kiểu lục địa (continental breakfast), khay đồ ăn nhẹ dạng platters, bữa trưa đóng hộp hoặc khay giao mang đến cơ bản. Buffet bữa trưa nóng thường rơi vào khoảng $20-$45/người. Dịch vụ buffet chuyên nghiệp hơn có nhân sự phục vụ có thể khoảng $30-$60/người. Tiệc kiểu tiếp khách (reception-style) với đồ khai vị và đồ uống thường khoảng $25-$75/người. Bữa tối theo suất trang trọng hoặc dịch vụ kiểu gala có thể vào khoảng $60-$150+/người.

Đây là các khoảng giá chung, không phải báo giá. Giá thực tế phụ thuộc vào menu, kiểu phục vụ, số lượng khách, ngày và mùa, thành phố của bạn, khoảng cách di chuyển và những gì được bao gồm. Ví dụ, một buffet mì ống (pasta) đơn giản vào ngày thường tại văn phòng thường rẻ hơn tính theo đầu người so với một buổi tiếp khách buổi tối có nhân sự, kèm thiết bị cho thuê, nhân viên pha chế, món khai vị kiểu “passed”, và tráng miệng.

Số lượng khách cũng quan trọng. Số lượng cao hơn đôi khi có thể làm giảm một số chi phí tính theo người, nhưng không phải lúc nào cũng vậy nếu sự kiện cần thêm nhân sự, phục vụ lâu hơn, cần nhiều thiết bị cho thuê hơn hoặc menu ở mức cao hơn. Một số sự kiện văn phòng nhỏ đôi khi vẫn có cảm giác đắt tính theo đầu người vì nhà cung cấp tiệc vẫn phải trang trải chi phí giao hàng, thời gian setup và các mức tối thiểu (minimums).

Luôn so sánh tổng chi phí “all-in”, không chỉ nhìn vào từng dòng của menu. Hỏi rõ giá theo người bao gồm những gì và sau này sẽ được cộng thêm gì. Các hạng mục cộng thêm thường gặp gồm giao hàng, setup, nhân sự phục vụ, phí nhân viên pha chế, phí thiết bị cho thuê, đồ dùng dùng một lần hoặc đồ sành sứ, dịch vụ cà phê, bổ sung đồ uống, làm thêm giờ (overtime), cắt bánh cưới hoặc phí “corkage” nếu có liên quan, thuế nếu áp dụng, điều khoản đặt cọc (deposit terms) và điều khoản hủy (cancellation terms). Xác nhận giá theo người và ngày thực hiện bằng văn bản, và đọc đầy đủ hợp đồng cũng như hoá đơn cuối trước khi đặt cọc hoặc ký.

Những câu hỏi nên hỏi trước khi đặt

Tiệc doanh nghiệp tốt thường phụ thuộc vào việc hỏi rõ ràng ngay từ đầu. Menu chỉn chu rất hữu ích, nhưng biết nhà cung cấp tiệc xử lý thời gian, hoá đơn, nhãn và các thay đổi vào phút chót cũng quan trọng không kém.

1. Bạn đề xuất kiểu phục vụ nào cho sự kiện của chúng tôi: giao mang đến, buffet, quầy món ăn (stations), theo suất (plated) hay kiểu tiếp khách (reception-style)?
2. Tổng chi phí ước tính theo từng người là bao nhiêu và hiện chưa bao gồm những gì?
3. Có mức tối thiểu về đồ ăn và đồ uống không?
4. Bạn xử lý thay đổi số lượng khách như thế nào và hạn chót chốt số lượng (final-headcount deadline) là khi nào?
5. Mỗi món có thể được ghi nhãn cho người ăn chay/ăn thuần chay (vegetarian/vegan), halal, kosher, không chứa gluten (gluten-free), không chứa sữa (dairy-free), không chứa các loại hạt (nut-free) hoặc các nhu cầu dị ứng khác không?
6. Đồ uống, phục vụ cà phê, đá, cốc/ly, đĩa, dao nĩa và khăn ăn có được bao gồm không?
7. Nếu có phục vụ rượu bia, phía bạn có lo nhân sự pha chế, đồ trộn, ly và các giấy phép/ quy định cần thiết nào hay phải do bên bạn hoặc địa điểm (venue) lo?
8. Khung giờ giao hàng, thời gian setup, thời gian phục vụ và kế hoạch lấy lại/ dọn dẹp là gì?
9. Bạn có cung cấp điều khoản xuất hoá đơn (invoicing terms) mà văn phòng chúng tôi làm được không và khi nào phải thanh toán tiền đặt cọc?
10. Nếu cuộc họp kéo dài, số lượng khách thay đổi hoặc chúng tôi cần thêm nhân sự thì sao?

Nếu có thể, hãy thử mẫu đồ ăn trước khi quyết định, đặc biệt với các sự kiện lớn hoặc được chú ý nhiều. Bên tổ chức vẫn giữ quyền kiểm soát: bạn so sánh các báo giá, xem tổng chi phí theo người, chọn nhà cung cấp tiệc phù hợp nhất với sự kiện của bạn và xác nhận mọi thứ bằng văn bản.

Những điều khoản nhỏ nhưng quan trọng cho sự kiện doanh nghiệp

Sự kiện doanh nghiệp thường có nhiều khâu hậu cần hơn các buổi tiệc mang tính xã giao, vì vậy bạn nên đọc kỹ các điều khoản nhỏ. Hãy chú ý đến phí dịch vụ (service charge) hoặc tiền boa (gratuity), mức tối thiểu về nhân sự, phí nhân viên pha chế, số lượng thiết bị cho thuê, phí giao hàng và phí tiếp cận khu vực bậc thang hoặc thang máy, setup vào buổi sáng sớm, làm thêm giờ, và ai chịu trách nhiệm dọn dẹp. Nếu địa điểm hoặc toà nhà văn phòng của bạn có quy định về bốc xếp (loading dock), kiểm tra an ninh khi nhận hàng, thời gian dùng thang hàng hoá (freight elevator) hoặc yêu cầu bảo hiểm, hãy nêu rõ những điểm đó trước khi đặt.

Nếu văn phòng bạn cần hoá đơn chính thức, chi tiết PO (purchase order) hoặc thông tin người liên hệ xuất hoá đơn tách riêng, hãy xác nhận quy trình này sớm. Nếu số lượng khách vẫn có thể thay đổi, hãy hỏi cách họ xử lý các thay đổi trễ và liệu các suất ăn vượt quá mức cam kết cuối cùng (final guarantee) có thể được thêm vào ngay trong ngày diễn ra sự kiện hay không. Với hội nghị và buổi đào tạo, hãy hỏi về việc bổ sung đồ ăn: khi khay đã hết, việc tiếp thêm có được bao gồm hay sẽ tính riêng?

Đây chỉ là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hoặc tài chính. Hợp đồng riêng của nhà cung cấp tiệc sẽ quyết định các điều khoản thực tế, và quy định có thể khác nhau theo thành phố, địa điểm và loại sự kiện. Khi không chắc, hãy đề nghị nhà cung cấp tiệc giải thích từng hạng mục chi phí một cách rõ ràng trước khi bạn ký.

Cách nhận mai mối miễn phí với nhà cung cấp tiệc doanh nghiệp gần bạn

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm các nhà cung cấp tiệc có thể xử lý tiệc văn phòng và sự kiện doanh nghiệp, bạn có thể nhận mai mối miễn phí thông qua Tablefare. Bạn chia sẻ các thông tin cơ bản về sự kiện, và chúng tôi giúp bạn kết nối với các nhà cung cấp tiệc tham gia gần bạn.

Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và mục đích sự kiện: họ tên, số điện thoại, email (tuỳ chọn), loại sự kiện, thành phố hoặc ZIP, thời điểm dự kiến (ước lượng), số lượng khách dự kiến (ước lượng), kiểu phục vụ, loại món ăn/cuisine và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không hỏi số tài khoản tài chính, số An sinh Xã hội (Social Security numbers), giấy tờ nhập cư, thu nhập hay các hồ sơ nhạy cảm.

Để nhận được các gợi ý phù hợp nhất, hãy cố gắng đưa vào số lượng khách ước lượng, loại bữa ăn, lịch trình, mọi quy định của toà nhà/địa điểm và kiểu phục vụ mà bạn nghĩ mình muốn. Nếu bạn chưa chắc cũng không sao. Hãy bắt đầu với nhận mai mối, sau đó so sánh các lựa chọn, hỏi các câu hỏi của bạn và chọn nhà cung cấp tiệc phù hợp nhất với sự kiện và bàn tiệc của bạn.