Câu trả lời nhanh về dịch vụ catering

Bắt đầu từ đây: Tablefare làm gì

Tablefare là dịch vụ ghép nối MIỄN PHÍ. Chúng tôi giúp bạn chia sẻ thông tin sự kiện và kết nối với các đơn vị catering gần bạn để bạn có thể so sánh lựa chọn, hỏi thêm câu hỏi, và chọn phương án phù hợp với bàn tiệc của bạn.

Chúng tôi không phải là công ty catering, nhà hàng, hay đơn vị lập kế hoạch sự kiện. Chúng tôi không nấu ăn, phục vụ, tự đặt giá, hay hứa chắc một đơn đặt.

Chúng tôi chỉ thu thập những thông tin cơ bản về liên hệ và mong muốn tổ chức sự kiện: tên của bạn, số điện thoại, email (tùy chọn), loại sự kiện, thành phố hoặc ZIP, ngày dự kiến (xấp xỉ), số lượng khách dự kiến (xấp xỉ), phong cách dịch vụ, loại món ăn (cuisine), và ngôn ngữ bạn muốn dùng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm trước, hãy xem các hướng dẫn của chúng tôi hoặc xem ý tưởng sự kiện theo từng loại tại events. Khi bạn đã sẵn sàng, bạn có thể được ghép nối.

Catering thường tốn bao nhiêu theo đầu người?

Câu trả lời đơn giản là: mức giá thay đổi rất nhiều. Với nhiều sự kiện ở Mỹ, catering dạng mang đến (drop-off) có thể rơi vào khoảng $15-$35 mỗi khách, phục vụ dạng buffet thường vào khoảng $25-$60 mỗi khách, và catering theo suất (plated) hoặc dịch vụ đầy đủ (full-service) có thể vào khoảng $50-$150+ mỗi khách. Đây là các khoảng giá chung, KHÔNG phải báo giá.

Con số thực tế phụ thuộc vào thực đơn, phong cách dịch vụ, số lượng khách, ngày và mùa, thành phố của bạn, và những gì được bao gồm. Nguyên liệu cao cấp, nhiều món, cần nhiều nhân sự hơn, thuê thêm đồ, có bartender, và thời gian phục vụ dài hơn thường làm tổng chi phí tăng. Với một thực đơn đơn giản cho số lượng khách lớn hơn vào ngày “dễ” hơn, chi phí theo đầu người đôi khi có thể giảm.

Hãy luôn so sánh tổng chi phí “all-in”, không chỉ nhìn riêng phần giá món ăn. Giá thực đơn thấp có thể cuối cùng lại tốn hơn nếu cộng thêm nhân sự, thuê đồ, giao hàng, setup và phí dịch vụ (service charges).

Thường gồm những gì — và thường có gì tính thêm?

Mỗi đơn vị catering đóng gói theo cách khác nhau, nên hãy yêu cầu phân tích đầy đủ bằng văn bản. Một số báo giá chỉ bao gồm đồ ăn. Một số khác có thể bao gồm setup, nhân viên phục vụ, dọn dẹp, đồ dùng dùng một lần (disposables), hoặc thiết bị cơ bản.

Các khoản phụ phí thường gặp có thể gồm: service charge hoặc gratuity (phí phục vụ/tiền boa), phí nhân sự và bartender, phí thuê các hạng mục như bàn, khăn trải, đĩa, ly, và chafers (dụng cụ giữ nóng), phí giao hàng và setup, cắt bánh (cake-cutting), corkage (phí mở rượu), overtime (làm thêm giờ), và thuế bán hàng (sales tax) nếu áp dụng. Một số đơn vị catering cũng có mức tối thiểu tiền đồ ăn và đồ uống (food-and-beverage minimum) cho một số ngày hoặc số lượng khách.

Trước khi bạn đặt cọc hoặc ký bất cứ thứ gì, hãy xác nhận mức giá theo đầu người, chính xác những gì được bao gồm, và tổng chi phí dự kiến cuối cùng trên hóa đơn (invoice). Sau đó hãy đọc kỹ toàn bộ hợp đồng. Đây là thông tin chung, KHÔNG phải lời khuyên pháp lý hay tài chính.

Nên đặt trước bao xa?

Với đám cưới, các ngày lễ lớn, và cuối tuần mùa xuân hoặc mùa thu đông khách, nếu có thể thì đặt sớm là lựa chọn khôn ngoan. Với bữa trưa công ty, sinh nhật, tiệc tưởng niệm, hoặc các sự kiện nhỏ dạng mang đến (drop-off), lịch đặt đôi khi có thể ngắn hơn.

Một nguyên tắc tốt là liên hệ ngay khi bạn đã có sẵn ngày dự kiến (xấp xỉ), số lượng khách (xấp xỉ), thành phố và phong cách dịch vụ trong đầu. Dù một số chi tiết vẫn đang thay đổi, việc liên hệ sớm sẽ cho bạn nhiều lựa chọn hơn và nhiều thời gian hơn để so sánh thực đơn và tổng chi phí.

Không ai có thể hứa chắc ngày sẽ được giữ cho đến khi đơn vị catering xác nhận bằng văn bản và các bước đặt cọc (nếu yêu cầu) được hoàn tất theo điều khoản của đơn vị catering đó.

Làm sao so sánh báo giá cho công bằng?

Hỏi từng đơn vị catering cùng một bộ câu hỏi cơ bản và sắp xếp câu trả lời cạnh nhau. Đây là cách dễ nhất để thấy ai thực sự nằm trong ngân sách.

• Giá theo đầu người
• Mức chi tối thiểu (nếu có)
• Những gì được bao gồm: đồ ăn, đồ uống, nhân sự, thuê đồ, giao hàng, setup, và dọn dẹp
• Service charge hoặc gratuity
• Số tiền đặt cọc, điều khoản hủy, và hạn chót chốt số lượng khách
• Các phí làm thêm giờ, bartender, cắt bánh, hoặc corkage

Nếu có thể thì nếm thử/mẫu thử (sample). Sau đó, hãy so sánh tổng chi phí “all-in” theo đầu người, mức độ phù hợp của thực đơn, phong cách phục vụ, và cách mỗi đơn vị catering trả lời rõ ràng đến đâu cho những câu hỏi của bạn. Chủ tiệc vẫn là người quyết định và kiểm soát.

Một vài câu trả lời nhanh mà chủ tiệc hay hỏi

Có. Nhiều đơn vị catering có thể đáp ứng nhu cầu halal, kosher, vegan, vegetarian, gluten-free và “có quan tâm đến dị ứng” — nhưng hãy luôn trao đổi sớm về chế độ ăn và xác nhận chi tiết cách xử lý trực tiếp với đơn vị catering.

Có. Sự kiện nhỏ thường vẫn làm được. Một số đơn vị catering vui vẻ nhận đơn drop-off cho 20 hoặc 30 người, trong khi những đơn vị khác tập trung vào các sự kiện full-service lớn hơn hoặc có mức tối thiểu.

Nếu tiếng Anh không phải là thế mạnh của bạn khi đọc, cũng không sao. Tablefare được xây dựng để giúp nhiều người hơn có thể xin báo giá một cách thoải mái. Hãy chia sẻ ngôn ngữ bạn thích khi được ghép nối, và bắt đầu từ những điều cơ bản.