Trả lời nhanh
Trong dịch vụ catering có gì được bao gồm?
Thông thường, catering sẽ bao gồm đồ ăn và một mức độ giao hàng, setup, nhân sự, phục vụ và dọn dẹp nhất định — nhưng thực tế được bao gồm những gì còn tùy theo menu, kiểu phục vụ, thành phố và hợp đồng. Cách an toàn nhất là yêu cầu mức giá “tất cả gộp vào một” đầy đủ và danh sách bằng văn bản về những gì có và không có.
Trả lời nhanh: “catering” có thể mang nghĩa rất khác nhau
Ở mức đơn giản nhất, catering nghĩa là một đơn vị chuẩn bị đồ ăn cho sự kiện của bạn. Ngoài ra, từ này có thể bao phủ rất nhiều thứ khác nhau: khay giao sẵn cho bữa trưa đơn giản, phục vụ buffet có nhân viên, bữa tối theo suất (plated) có nhân viên phục vụ, bartender, dịch vụ cho thuê, dịch vụ đồ tráng miệng, hoặc setup và dọn dẹp hoàn chỉnh.
Vì vậy, hai báo giá mà đều ghi “catering” có thể có giá rất khác nhau. Một báo giá có thể chỉ bao gồm giao đồ ăn và đồ dùng dùng một lần (disposable) như đĩa giấy. Một báo giá khác có thể bao gồm nhân viên, đồ sứ/chén dĩa (china), khăn trải bàn (linens), dịch vụ cà phê, thu gom rác, và dọn dẹp/bàn giao lại vào cuối buổi.
Nói đơn giản: đừng cho rằng “được bao gồm” sẽ giống nhau giữa các nhà catering. Hãy xin báo giá chi tiết theo từng mục bằng văn bản trước khi đặt cọc hoặc ký bất cứ thứ gì.
- Đồ ăn thường được bao gồm
- Giao hàng có thể được bao gồm hoặc không
- Nhân sự thường không bao gồm trừ khi ghi rõ
- Đồ cho thuê thường không bao gồm trừ khi ghi rõ
Những gì thường được bao gồm trong catering
Phần lớn báo giá catering bắt đầu từ chính menu: đồ khai vị, món chính, món kèm, đồ tráng miệng hoặc đồ uống — tùy theo bạn chọn. Nhiều nơi cũng bao gồm phần sơ chế cơ bản, vận chuyển đồ ăn, và một mức độ setup nhất định. Với đơn đặt giao sẵn (drop-off), điều đó có thể nghĩa là đồ ăn được đưa đến trong khay hoặc dụng cụ đựng đồ ăn để rót/serving, và được đặt sẵn lên bàn cho bạn.
Với buffet, các quầy (stations) hoặc phục vụ theo suất (plated service), báo giá có thể cũng bao gồm nhân viên để setup, bổ sung đồ ăn, phục vụ khách, dọn dẹp bàn (bus tables) và dọn dẹp khu vực phục vụ. Một số nhà catering có thể bao gồm thiết bị phục vụ tiêu chuẩn như khay giữ nóng/chafers, kẹp gắp (tongs), và muỗng phục vụ. Những nơi khác lại tính riêng cho từng món thiết bị.
Bạn cũng có thể thấy một số gói có bao gồm đồ uống, dịch vụ cà phê, đĩa và muỗng nĩa dùng một lần, hoặc khăn trải bàn đơn giản cho bàn buffet. Nhưng đây không phải là mặc định. Luôn xác nhận giá của bạn bao gồm chỉ đồ ăn, hay đồ ăn kèm phục vụ, hay đồ ăn kèm phục vụ kèm cả đồ thuê.
Nếu bạn đang lên kế hoạch từ sớm, guides có thể giúp bạn so sánh các kiểu phục vụ trước khi bạn yêu cầu báo giá.
Những gì thường không được bao gồm
Đây là lúc các chi phí “bất ngờ” xuất hiện. Những hạng mục thường bị tính riêng gồm phí dịch vụ (service charge) hoặc tiền boa (gratuity), nhân viên, bartender, đồ cho thuê, bàn, ghế, đĩa, ly, dao nĩa, khăn trải bàn, giao hàng, setup, dọn dẹp/bàn giao cuối, cắt bánh (cake-cutting), phí corkage, giờ làm thêm (overtime), thuế, và chi phí di chuyển.
Rượu bia là một khoản lớn. Một số nhà catering không cung cấp gì cả. Một số nơi có bartender nhưng không bao gồm đồ uống. Một số có thể lo đồ mixer, đá và thiết bị quầy bar nhưng yêu cầu địa điểm hoặc bên chủ sự kiện tự cung cấp đồ uống. Luật lệ khác nhau theo bang, thành phố, địa điểm và giấy phép, vì vậy hãy hỏi họ có thể cung cấp hợp pháp phần gì và không thể cung cấp phần gì.
Chế độ ăn đặc biệt và menu tùy chỉnh cũng có thể ảnh hưởng đến những gì được bao gồm. Với nhiều nhà catering, menu thuần chay (vegan), ăn chay (vegetarian), halal, kosher, gluten-free, có lưu ý dị ứng, và các menu mang tính văn hóa cụ thể đều có thể làm được—nhưng có thể cần nguyên liệu khác, cách tìm nguồn (sourcing) khác, bước sơ chế khác, hoặc quy trình bếp riêng.
Nếu bạn muốn nhìn tổng thể tiền có thể đi về đâu, costs là một nơi tốt để bắt đầu.
Khung giá thường gặp và điều gì làm giá thay đổi
Như một hướng dẫn rất chung ở Mỹ, catering giao sẵn đơn giản có thể rơi vào khoảng $12 đến $30 mỗi khách, phục vụ buffet thường khoảng $20 đến $60 mỗi khách, đồ ăn theo quầy (food stations) có thể khoảng $25 đến $75 mỗi khách, và bữa ăn đầy đủ theo suất (plated full-service) có thể khoảng $40 đến $120+ mỗi khách. Các mức này không phải là báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào menu, kiểu phục vụ, số lượng khách, ngày và mùa, thành phố, và những gì được bao gồm.
Một bữa “taco” cho 30 khách vào buổi chiều ngày thường có thể tốn ít hơn rất nhiều mỗi người so với một đám cưới ngày Thứ Bảy có món khai vị bưng qua, món chính theo suất, bartender, đồ thuê và dịch vụ cà phê buổi khuya. Các món protein cao cấp, hải sản, tráng miệng tùy chỉnh, suất ăn cho trẻ em, nhiều món (multiple courses), thêm nhân sự, bốc xếp/di chuyển khó (difficult load-in), và địa điểm xa xôi đều có thể đẩy con số lên.
Số lượng khách cũng quan trọng. Sự kiện nhỏ đôi khi tốn nhiều hơn mỗi khách vì có thể có mức tối thiểu về giao hàng, tối thiểu về nhân sự, hoặc tối thiểu về chi phí đồ ăn và đồ uống. Sự kiện lớn đôi khi giúp giảm chi phí đồ ăn trên mỗi người trong một số trường hợp, nhưng nhân sự, đồ cho thuê và độ phức tạp của dịch vụ vẫn có thể cộng dồn.
Cách so sánh tốt nhất không chỉ dừng ở giá menu. Hãy so sánh tổng chi phí “tất cả gộp vào một” trên mỗi khách sau khi tính thêm nhân sự, giao hàng, đồ thuê và các khoản phí khác.
Cần hỏi gì trước khi bạn đặt
Một báo giá tốt cần cho bạn biết chính xác bạn đang trả tiền cho những gì. Bạn không cần dùng từ ngữ “của sự kiện” cầu kỳ. Chỉ cần hỏi thẳng và nhận câu trả lời bằng văn bản.
- Mỗi khách $ bao gồm những gì?
- Báo giá chỉ cho đồ ăn, hay bao gồm đồ ăn + giao hàng, setup, phục vụ và dọn dẹp?
- Nhân viên, bartender và quản lý tại chỗ có được bao gồm không?
- Đồ cho thuê có được bao gồm không: đĩa, dao nĩa, ly, khăn trải bàn, bàn hoặc dụng cụ phục vụ?
- Có mức tối thiểu về đồ ăn và đồ uống (food-and-beverage minimum) hoặc tối thiểu về nhân sự không?
- Những khoản phí phụ nào có thể xuất hiện trên hóa đơn cuối cùng: giao hàng, setup, cắt bánh, corkage, giờ làm thêm, chi phí di chuyển, hay phí xử lý/thu gom?
- Hạn chót chốt số lượng khách cuối là khi nào?
- Tiền đặt cọc bao nhiêu, và chính sách hủy là gì?
- Có thể đáp ứng an toàn các nhu cầu dị ứng và chế độ ăn theo tôn giáo/niềm tin không?
- Trước khi quyết định, nơi có thể, tôi có thể nếm thử/lấy mẫu được không?
Ngoài ra, hãy xác nhận bằng văn bản ngày sự kiện, thời gian đến, khung thời gian phục vụ, menu và giá mỗi khách. Sau đó đọc kỹ toàn bộ hợp đồng và hóa đơn cuối trước khi trả tiền đặt cọc hoặc ký. Đây chỉ là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hoặc tài chính; nếu có câu hỏi về hợp đồng, hãy dựa vào thỏa thuận riêng của nhà catering và một chuyên gia có giấy phép nếu cần.
Những dấu hiệu cần cảnh giác và phần chữ nhỏ
Hãy cẩn thận nếu báo giá mơ hồ, giá quá rẻ bất thường, hoặc thiếu các chi tiết cơ bản. Nếu bạn không biết báo giá có bao gồm nhân sự, đồ cho thuê, giao hàng hay dọn dẹp hay không, thì hiện tại bạn chưa có một con số “thực” để đem so sánh. Một mức giá khởi điểm thấp có thể trở nên đắt khi các khoản phí tách riêng được cộng thêm.
Hãy để ý các điểm chữ/diễn giải không rõ về phí dịch vụ (service charge), mức tối thiểu về nhân sự, số lượng khách tối thiểu, thay thế đồ cho thuê, phí di chuyển, các hạn chế của địa điểm, và quy định về giờ làm thêm. Hãy hỏi khi nào cần chốt số lượng khách, nếu số lượng thay đổi thì sẽ xử lý thế nào, và liệu đồ ăn thừa có thể để lại nếu quy định địa phương cho phép.
Một dấu hiệu cảnh giác khác là bị thúc ép đặt nhanh mà không có báo giá chi tiết theo từng mục bằng văn bản. Một nhà catering uy tín nên có thể giải thích rõ những gì được bao gồm, phần nào tính thêm, và những gì có thể thay đổi.
Tablefare là dịch vụ ghép đôi miễn phí, không phải nhà catering, nhà hàng, hay đơn vị lên kế hoạch sự kiện. Chúng tôi không nấu ăn, không phục vụ, và không tự đặt giá. Chúng tôi có thể giúp bạn get matched với các nhà catering gần bạn để bạn so sánh báo giá, hỏi câu hỏi, và chọn người sẽ phục vụ bàn của bạn.
Catering thường bao gồm đồ ăn và có thể bao gồm giao hàng, setup, nhân sự, đồ cho thuê và dọn dẹp — nhưng bạn phải xác nhận từng hạng mục bằng văn bản vì “được bao gồm” có nghĩa khác nhau ở các báo giá khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Catering có bao gồm đĩa, khăn ăn và dụng cụ ăn uống không?
Đôi khi có, nhưng không phải lúc nào cũng có. Với đơn giao sẵn, có thể bao gồm đồ dùng dùng một lần; còn catering phục vụ đầy đủ có thể dùng đồ sứ/chén dĩa, ly và dao nĩa thuê, với chi phí cộng thêm trừ khi được ghi rõ trong báo giá.
Phí dịch vụ có giống với tiền boa không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Cách gọi và cách tính có thể khác nhau, vì vậy hãy yêu cầu nhà catering giải thích từng khoản phí bằng ngôn ngữ dễ hiểu và thể hiện chúng bằng văn bản trong báo giá hoặc hợp đồng.
Catering thường có bao gồm nhân viên phục vụ và dọn dẹp không?
Chỉ nếu kiểu phục vụ và báo giá có ghi rõ. Catering giao sẵn thường không bao gồm nhân sự trực tiếp tại chỗ, trong khi buffet, các quầy (stations) và phục vụ theo suất (plated service) thường có khả năng bao gồm nhân viên, setup và một phần dọn dẹp.
Vì sao hai nhà catering có giá mỗi người chênh lệch nhiều như vậy?
Vì con số “mỗi người” có thể bao gồm những thứ rất khác nhau. Một báo giá có thể chỉ bao gồm đồ ăn, trong khi một báo giá khác bao gồm nhân sự, đồ cho thuê, giao hàng, setup, đồ tráng miệng, đồ uống và dọn dẹp.
Có thể so sánh các nhà catering một cách công bằng không?
Có. Hãy yêu cầu từng bên báo giá với cùng số lượng khách, cùng kiểu menu, cùng kiểu phục vụ và cùng thời điểm, sau đó so sánh tổng chi phí trên mỗi khách và những gì được bao gồm bằng văn bản.
Tablefare giúp gì cho tôi?
Tablefare miễn phí cho bên tổ chức. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và sự kiện — như tên, số điện thoại, email tùy chọn, loại sự kiện, thành phố hoặc ZIP, thời gian dự kiến, số lượng khách dự kiến, kiểu phục vụ, loại món ăn (cuisine), và ngôn ngữ bạn ưu tiên — rồi giúp bạn được ghép với các nhà catering gần bạn để bạn so sánh lựa chọn.