Cẩm nang lập kế hoạch đặt catering

Những hướng dẫn dành cho người chủ thật

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho đám cưới, bữa trưa công ty, sinh nhật, buổi tiễn đưa/memorial reception, buổi gặp gỡ dịp lễ, hoặc một bữa ăn đơn giản kiểu giao tận nơi, những cẩm nang này được tạo ra để việc hiểu catering dễ hơn. Chúng tôi dùng ngôn ngữ đơn giản, thực tế—đặc biệt khi bạn đang tổ chức bằng một ngôn ngữ thứ hai hoặc cần hỗ trợ người thân từ một thành phố khác.

Tablefare là dịch vụ miễn phí ghép nối, không phải nhà cung cấp catering, nhà hàng hay đơn vị tổ chức sự kiện. Chúng tôi không nấu nướng, không phục vụ và cũng không tự đặt giá. Chúng tôi cung cấp thông tin chung để bạn chuẩn bị, rồi bạn sẽ tự quyết định nhà cung cấp catering nào bạn muốn liên hệ, so sánh và đặt lịch.

Bạn có thể học được gì ở đây

Cẩm nang của chúng tôi bao gồm những câu hỏi mà hầu hết người chủ sự kiện hỏi khi muốn tránh trả quá đắt hoặc bỏ sót điều quan trọng. Ví dụ: cách so sánh các phong cách phục vụ, cần hỏi gì trước buổi nếm thử, cách đọc kỹ các phần chữ nhỏ trong báo giá, và cách nghĩ về số lượng khách, đồ thuê/mượn, nhân sự phục vụ, vận chuyển.

Một nơi tốt để bắt đầu là cách chọn nhà cung cấp catering. Nếu bạn cần câu trả lời nhanh về menu, thời gian, dịch vụ hay hợp đồng, bạn cũng có thể xem trợ giúp.

Những điều cơ bản về chi phí—thẳng thắn

Giá catering có thể chênh lệch khá nhiều, và con số thực tế phụ thuộc vào menu, phong cách dịch vụ, số lượng khách, ngày tổ chức và mùa, thành phố của bạn, và những gì được bao gồm. Các mức giá dưới đây chỉ mang tính thông tin chung, không phải báo giá.

Để tham khảo ban đầu, catering giao tận nơi thường khoảng $15-$35 mỗi khách, dịch vụ buffet thường rơi vào khoảng $25-$60 mỗi khách, các quầy trạm đồ ăn (food stations) thường khoảng $30-$75 mỗi khách, và các bữa ăn trọn gói phục vụ theo suất (plated full-service) có thể vào khoảng $45-$120+ mỗi khách. Thành phần cao cấp, cần thêm nhân sự, chi phí đồ thuê/mượn, bartender, khung giờ phục vụ dài và các ngày đông khách thường làm tổng chi phí tăng lên.

Giá theo menu không phải lúc nào cũng là giá cuối cùng. Hãy hỏi về phí dịch vụ hoặc tiền boa, phí nhân sự, phí bartender, chi phí đồ thuê/mượn, vận chuyển và setup, cắt bánh, phí corkage (nếu có), phí làm thêm giờ, mức chi tối thiểu cho đồ ăn & đồ uống (food-and-beverage minimums), tiền đặt cọc, điều khoản hủy, và mốc hạn chót chốt số lượng khách cuối cùng. Bạn có thể đọc thêm tại costs.

Tablefare làm gì

Tablefare giúp bạn được ghép nối miễn phí với các nhà cung cấp catering tham gia gần nơi tổ chức sự kiện của bạn, những đơn vị có thể gửi báo giá để bạn so sánh. Dịch vụ này hoàn toàn miễn phí cho người chủ sự kiện.

Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và thông tin sự kiện: tên của bạn, số điện thoại, email (tuỳ chọn), loại sự kiện, thành phố hoặc ZIP, ngày dự kiến (ước tính), số khách dự kiến (ước tính), phong cách dịch vụ, loại món ăn (cuisine) và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không hỏi số tài khoản tài chính, số An Sinh Xã Hội (Social Security), giấy tờ nhập cư, thu nhập hay các hồ sơ nhạy cảm.

Giữ quyền chủ động cho quyết định

Lựa chọn catering tốt nhất không phải lúc nào cũng là mục có giá rẻ nhất. Đó là lựa chọn phù hợp với sự kiện của bạn, khách mời của bạn, và tổng chi phí thực tế—khi đã tính đầy đủ mọi thứ.

Nếu có thể thì hãy nếm thử hoặc thử mẫu món, so sánh chi phí trọn gói theo đầu người, hỏi rõ những gì được bao gồm và những gì không, và xác nhận bằng văn bản giá theo đầu người cùng ngày tổ chức trước khi bạn ký hoặc đặt cọc. Luôn đọc kỹ toàn bộ hợp đồng của nhà cung cấp catering và hóa đơn cuối cùng. Nếu bạn có câu hỏi về pháp lý hoặc tài chính, hãy xem hợp đồng của nhà cung cấp catering và nhờ một chuyên gia được cấp phép.

Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể được ghép nối và bắt đầu so sánh các lựa chọn.