Trả lời nhanh
Nhà cung cấp có cung cấp nhân viên phục vụ và nhân sự không?
Đôi khi có, đôi khi không. Nhiều nhà cung cấp có thể cung cấp nhân viên phục vụ, bartender, đầu bếp và đội setup, nhưng dịch vụ giao tận nơi (drop-off catering) thường không bao gồm phục vụ trừ khi bạn chọn thêm.
Trả lời nhanh: nhiều nơi có, nhưng bạn phải hỏi thật cụ thể phần nào được bao gồm
Một số nhà cung cấp có thể lo nhân sự đầy đủ cho sự kiện của bạn. Điều đó có thể bao gồm nhân viên phục vụ để chuyển món khai vị, châm đầy khay buffet, thu dọn đĩa, rót nước, cắt bánh, hoặc giữ khu vực đồ ăn gọn gàng sạch sẽ. Một số nơi cũng cung cấp bartender, đầu bếp có mặt tại chỗ, captains hoặc quản lý, đội setup và nhân viên dọn dẹp.
Ngoài ra, có những nhà cung cấp tập trung vào dịch vụ giao tận nơi (drop-off) . Họ có thể giao đồ ăn, đặt lên bàn, rồi rời đi. Trong trường hợp đó, gần như sẽ không có nhân viên phục vụ, hoặc chỉ có nhân viên nếu bạn đặt thêm như một hạng mục phụ phí.
Điểm quan trọng không chỉ là hỏi, "Có cung cấp nhân viên không?" Hãy hỏi, "Cụ thể ai sẽ có mặt, trong bao nhiêu giờ, và họ sẽ làm những gì?" Một bữa buffet với 2 người hỗ trợ hoàn toàn khác với một bữa dinner dùng suất (plated) được phục vụ đầy đủ.
Tablefare là dịch vụ ghép đôi miễn phí, không phải nhà cung cấp đồ ăn hay đơn vị lên kế hoạch sự kiện. Chúng tôi giúp bạn được ghép với các nhà cung cấp gần bạn để bạn so sánh từng bên gồm những gì, phần nào tính thêm, và cái nào phù hợp nhất với sự kiện của bạn.
Các loại nhân sự nhà cung cấp có thể cung cấp
Mức độ nhân sự phụ thuộc vào kiểu món ăn, kiểu phục vụ và quy định tại địa điểm tổ chức. Một bữa trưa đơn giản kiểu văn phòng có thể không cần bất kỳ nhân sự phục vụ nào. Còn một đám cưới có cocktail, dinner, món tráng miệng và có phục vụ quầy bar có thể cần một đội lớn hơn.
Các lựa chọn nhân sự thường gặp gồm:
- nhân viên giao hàng và setup
- nhân viên coi quầy buffet
- nhân viên phục vụ cho bữa ăn suất hoặc món khai vị chuyển tận bàn
- bartender
- nhân sự bếp hoặc phụ trách sơ chế
- một captain hoặc người phụ trách sự kiện tại chỗ
- nhân viên rửa chén hoặc dọn dẹp
Một số địa điểm cũng yêu cầu bartender có giấy phép, nhà cung cấp đã được phê duyệt, hoặc thêm nhân sự cho việc cho thuê (rentals), thu gom rác, hoặc tháo dỡ. Nếu có phục vụ đồ uống có cồn, hãy hỏi nhà cung cấp và địa điểm tổ chức tại khu vực của bạn cần những gì. Quy định sẽ khác nhau theo thành phố và tiểu bang.
Nếu sự kiện của bạn có các truyền thống phục vụ theo văn hóa, yêu cầu ăn theo kiểu gia đình (family-style), nhu cầu halal hoặc kosher, cách xử lý có lưu ý dị ứng, hoặc cần các khu vực riêng cho từng loại ẩm thực khác nhau, hãy nói cho nhà cung cấp sớm. Điều này có thể ảnh hưởng cả tới nhân sự và chi phí cuối cùng.
Nhân sự thường tốn bao nhiêu?
Chi phí nhân sự có thể được tính gộp vào đơn giá theo đầu người, hoặc được liệt kê riêng như phần chi phí lao động trong báo giá. Với bữa ăn giao tận nơi không có phục vụ, bạn có thể thấy tổng chi phí đồ ăn khoảng $15-$35 mỗi khách cho thực đơn đơn giản, và cao hơn cho thực đơn cao cấp hoặc các thành phố có chi phí cao. Với dịch vụ buffet có kèm phục vụ một phần, mức tham khảo “tất cả gộp vào” thường bắt đầu khoảng $25-$60 mỗi khách. Với các sự kiện dịch vụ đầy đủ (full-service) có nhiều nhân sự hơn, có thêm đồ cho thuê (rentals) và thời gian dài hơn, nhiều sự kiện rơi vào khoảng gần $50-$150+ mỗi khách.
Đây là các khoảng giá chung, không phải báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào thực đơn, kiểu phục vụ, số lượng khách, ngày và mùa, thành phố của bạn, địa điểm tổ chức, và những gì được bao gồm. Nhân sự thường làm giá tăng lên khi bạn cần nhiều người hơn, nhiều giờ hơn hoặc các vai trò chuyên biệt như bartender hoặc đầu bếp có mặt tại chỗ.
Một vài ví dụ: một bữa trưa sinh nhật cho 30 người được giao về nhà có thể không cần nhân sự nào. Một đám cưới buffet cho 100 người có thể cần nhân viên coi quầy buffet, nhân viên phục vụ, đội setup và dọn dẹp. Một bữa dinner công ty theo suất (plated) có thể cần captain, nhân viên phục vụ, nhân sự bếp, và nhiều đồ cho thuê hơn — khiến tổng chi phí theo đầu người tăng lên.
Khi so sánh báo giá, hãy nhìn vào tổng chi phí theo đầu người, không chỉ giá phần đồ ăn. Giá thực đơn thấp hơn vẫn có thể kết thúc thành tổng chi phí cao hơn nếu bạn phải cộng thêm nhân sự, đồ cho thuê, phí giao hàng hoặc phụ phí dịch vụ về sau.
Cần hỏi gì trước khi đặt cọc?
Hãy yêu cầu kế hoạch nhân sự bằng văn bản. Việc này giúp bạn tránh các khoản phí phát sinh bất ngờ và giúp bạn so sánh công bằng giữa các nhà cung cấp với nhau.
- Các bạn có cung cấp nhân viên phục vụ, bartender, nhân viên setup và nhân viên dọn dẹp không?
- Có bao nhiêu nhân sự sẽ có mặt tại sự kiện?
- Có bao nhiêu giờ được bao gồm?
- Mỗi vị trí nhân sự sẽ làm gì trong suốt sự kiện?
- Nhân sự có được tính trong đơn giá theo đầu người không, hay tính riêng?
- Có mức phí lao động tối thiểu không?
- Việc setup và tháo dỡ có được bao gồm không?
- Có bao gồm đồ cho thuê, khăn trải, đĩa, dao nĩa, ly tách, hộp giữ nóng (chafers) và phí thu gom rác không?
- Nếu có phục vụ đồ uống có cồn, thì tại địa điểm này cần bartender hoặc giấy phép gì?
- Điều gì xảy ra nếu sự kiện diễn ra trễ hoặc số lượng khách thay đổi?
Ngoài ra, hãy hỏi thời điểm chốt danh sách khách cuối cùng, thời hạn nộp cọc, và điều khoản hủy. Xác nhận bằng văn bản: giá theo đầu người và ngày thực hiện. Sau đó, hãy đọc kỹ toàn bộ hợp đồng và hóa đơn cuối cùng trước khi trả cọc hoặc ký.
Những chi tiết nhỏ có thể làm thay đổi số tiền bạn phải trả
Đây là chỗ nhiều chủ sự kiện bị bất ngờ. Dù nhà cung cấp có nói nhân sự đã được bao gồm, vẫn có thể có các khoản tính riêng liên quan đến lao động hoặc dịch vụ.
Hãy kiểm tra kỹ các mục như:
- service charge hoặc gratuity
- phí bartender
- phí làm thêm giờ nếu sự kiện kéo dài
- phí giao hàng, setup và tháo dỡ
- phí thuê đồ cho dịch vụ đặt tại bàn hoặc thiết bị buffet
- phí cắt bánh hoặc phí corkage
- mức tối thiểu chi tiêu cho đồ ăn và đồ uống
- có thể cần thêm nhân sự do có cầu thang, khoảng cách mang đồ xa, nhiều tầng, hoặc lịch thời gian tại địa điểm quá gấp
Service charge không phải lúc nào cũng là tiền boa cho nhân viên, vì vậy hãy hỏi cơ chế hoạt động. Nếu gratuity được tính riêng, điều đó phải được ghi rõ trong báo giá hoặc hóa đơn cuối cùng. Chính sách sẽ khác nhau, nên hãy yêu cầu bằng văn bản.
Nếu báo giá còn mơ hồ, hãy đề nghị bản chi tiết theo từng hạng mục. Bạn cần thấy rõ phần đồ ăn, lao động, đồ cho thuê, phí giao hàng, các loại thuế nếu áp dụng, và các khoản phí khác được liệt kê đủ rõ để so sánh.
Khi nào bạn có thể không cần nhân viên phục vụ
Không phải sự kiện nào cũng cần một đội nhân sự đầy đủ. Với tiệc baby shower thân mật, bữa trưa công ty, buổi tưởng niệm, sinh nhật, hoặc một buổi tụ họp gia đình nhỏ, dịch vụ giao tận nơi (drop-off catering) có thể là lựa chọn đơn giản và tiết kiệm chi phí nhất.
Bạn có thể không cần nhân viên phục vụ nếu:
- bữa ăn là buffet hoặc tự phục vụ
- sự kiện diễn ra ngắn
- bạn dùng đồ dùng dùng một lần hoặc setup đơn giản
- gia đình/bạn bè hoặc nhân viên địa điểm có thể phụ trách việc bổ sung nhẹ
- không có phục vụ quầy bar hoặc không có món ăn theo suất (plated)
Nếu ngân sách của bạn eo hẹp, hãy hỏi nhà cung cấp hai phiên bản báo giá: một bản có nhân sự và một bản không có. Như vậy bạn sẽ có cách so sánh rõ ràng. Bạn cũng có thể hỏi liệu có thể chọn phương án phục vụ một phần không, ví dụ chỉ giao hàng kèm setup, hoặc chỉ 1 nhân viên coi quầy buffet thay vì một đội lớn.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, Tablefare có thể ghép bạn với các nhà cung cấp gần bạn miễn phí. Bạn cũng có thể đọc thêm các hướng dẫn diễn giải dễ hiểu trong guides và xem thông tin giá cả chung trong mục costs.
Đúng, nhiều nhà cung cấp có thể cung cấp nhân viên phục vụ và nhân sự, nhưng bạn cần kiểm tra thật kỹ phần nào được bao gồm, họ sẽ làm gì, và những khoản chi phí lao động hoặc phụ phí dịch vụ có thể được tính thêm.
Câu hỏi thường gặp
Tất cả nhà cung cấp có bao gồm nhân viên phục vụ không?
Không. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ đầy đủ có thể bao gồm, nhưng các nhà cung cấp dạng giao tận nơi (drop-off) thường không bao gồm. Luôn hỏi rõ những nhân sự nào được bao gồm, có bao nhiêu người sẽ có mặt, và họ sẽ làm những gì.
Chi phí nhân sự thường đã được tính trong đơn giá theo đầu người chưa?
Đôi khi có, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Một số nhà cung cấp gộp chi phí lao động vào giá theo đầu người, trong khi những nơi khác lại liệt kê riêng. Hãy yêu cầu báo giá chi tiết theo từng hạng mục để bạn nhìn thấy đầy đủ tổng chi phí.
Tôi cần những nhân viên nào cho buffet?
Tùy thuộc vào số lượng khách và mức độ trang trọng của sự kiện. Một số sự kiện buffet chỉ cần giao hàng và setup, còn những sự kiện khác sẽ phù hợp hơn nếu có nhân viên coi quầy buffet, nhân viên thu dọn bàn ăn và nhân viên dọn dẹp.
Tôi có cần thuê bartender từ nhà cung cấp không?
Có thể. Một số nhà cung cấp có thể cung cấp bartender, và một số địa điểm yêu cầu bartender có giấy phép hoặc đã được phê duyệt nếu có phục vụ đồ uống có cồn. Bạn nên kiểm tra cả với nhà cung cấp và địa điểm vì quy định sẽ khác nhau theo khu vực.
Làm sao để giữ chi phí nhân sự ở mức thấp?
Cân nhắc dịch vụ giao tận nơi hoặc buffet đơn giản, chọn khung thời gian sự kiện ngắn hơn, ít khu vực hơn, và thực đơn cần ít lao động tại chỗ hơn. Hãy yêu cầu báo giá so sánh song song có và không có nhân sự để bạn xem rõ sự khác biệt.
Trước khi trả cọc, tôi nên xác nhận những gì?
Hãy xác nhận ngày tổ chức, giá theo đầu người, chính xác phần đồ ăn và nhân sự nào được bao gồm, thời hạn chốt số lượng khách cuối cùng, và mọi khoản phí phát sinh như phí giao hàng, đồ cho thuê, làm thêm giờ, service charge, hoặc phí bartender. Hãy đọc kỹ toàn bộ hợp đồng và hóa đơn cuối cùng trước khi ký hoặc trả tiền.